Newsec Basale forvalter 350 juridiske enheter og er avhengig av at den informasjonen de har om disse alltid er korrekte. I dette arbeidet får de nå god hjelp av Johan Royson i Ren Røros IA med sin robotkompetanse.
– Reduksjon i antall avvik er stort ved bruk av robot. Før kunne vi ha et betydelig antall avvik i året ved utsending av elektronisk faktura. Nå er vi nede i en brøkdel av dette, og det er ikke roboten som har forårsaket de avvikene – det er ofte andre feilkilder.
Forretningsutvikler Trude Reppe i Newsec Basale er svært fornøyd med det arbeidet Johan Royson i Ren Røros Intelligent Automation (RRIA) gjør. Han har jobbet med Newsec Basale i snart et år. Hun sier løsningene han kommer med er kreative og gode. Til nå er det gjennomført robotisering på i alt 17 områder, og det skal bli flere. Kvaliteten på det hun kaller bedriftens stamdata har økt slik at de ikke avviker fra offentlige register som Brønnøysundregistrene. Bare på robotisering mot Elma-registeret spares det et ikke ubetydelig antall timer i året.
Fornøyde kunder
– Det viktigste er likevel ikke det vi sparer, det er også vanskelig å tallfeste. Det viktigste er at det er mindre feil, mindre «hassle». Når det vi leverer er nøyaktig er kundene mer tilfreds, det er det som er viktigst for oss.
Før ble det gjennomført manuell sjekk noen ganger i året mot Elma-registeret og Brønnøysund- registrene, samt når vi ble gjort oppmerksomme på avvik. Nå sjekker roboten Elma-registeret hver dag og Brønnøysund en gang i uka. Det tar noen minutter. Det arbeidet er utrolig viktig når Newsec Basale produserer 171.000 elektroniske faktura i året.
– For oss er det viktig at Johan leverer kvalitet, tar initiativ på våre vegne og er flink til å forklare hvordan et problem kan løses. Han har en egen evne til å være «på». Vi får svarene raskt, uansett når vi spør.
[monsterinsights_popular_posts_inline]
Robotisering
Robotisering er et satsingsområde i Newsec Basale. Målet er å effektivisere tunge og manuelle prosesser. Flere roboter sparer allerede medarbeidere i Newsec for ensformige og rutinemessige arbeidsoppgaver.
– De utfører oppgaver som er en tidstyv for våre folk. Vi samler inn og kvalitetssikrer data raskere, og kan bruke mer tid på foredling og rapportering av data. Dette er arbeid som gir merverdi for våre kunder, sier Trude Reppe.
God partner
For å lykkes med robotisert prosessautomasjon (RPA) er det viktig med en samarbeidspartner som både forstår virksomheten, tjenestene og bransjen.
– Samarbeidet med Newsec har vært veldig effektivt. Høy teknologisk kompetanse og god kunnskap om mulighetene i RPA-teknologi internt hos Newsec har gjort at vi har kommet raskt i gang med digitalisering av konkrete arbeidsprosesser, sier Johan Royson.
For hver robot Newsec setter i produksjon, kommer det nye ønsker om løsninger. For eksempel kan sensordata fra byggene robotiseres, og roboten kan opprette oppgaver for teknisk forvalter.
– Det er mange muligheter, men før vi setter i gang arbeidet med nye prosesser må vi alltid vurdere kost og nytte i det enkelte prosjektet, sier Reppe.
Fakta
Newsec er Nord-Europas ledende selskap innen eiendomsforvaltning og rådgivning. Selskapet forvalter over 40 millioner kvadratmeter næringsareal i Norden. Selskapet har over 2 000 medarbeidere fordelt på 40 kontorsteder i Norden og Baltikum. I Norge er det 244 ansatte, av disse 76 på det norske hovedkontoret i Trondheim. Omsetningen i Norge er rundt 250 millioner kroner.