Roboter rydder i data - gir bedre tjenester

– Kanskje vi har sparer en halv million kroner på robotiseringen, men det er ikke det viktigste. Det viktigste er at vi får mye bedre og mye raskere tjenester. Da får vi også mer fornøyde innbyggere.

Det sier Elin Wikmark Darell. Hun er leder i Værnesregionen IT – et samarbeid mellom Selbu, Tydal, Stjørdal, Meråker og Frosta. Værnesregionen er spesielt kreative innen digitalisering og robotisering. Så dyktige at Elin Wikmark Darell ble årets digitaliseringsleder i 2020.
Hun er også svært opptatt av samarbeid med andre kommuner. Værnesregionen har nært samarbeid med mange for å finne felles digitale løsninger.

– Mye av systemene som er i kommunene er litt steinalder. Vi vil være ledende på velferdsteknologi og innovative anskaffelser i det offentlige. Det å bruke roboter og kunstig intelligens er en viktig del av dette. Det er mye vi ennå kan gjøre for å få bedre og mer effektiv behandling av data i kommunene.

Det er over to år siden Værnesregionen IKT startet et samarbeid med Ren Røros Intelligent Automation (RRIA) for å finne innovative prosjekter som kunne effektivisere driften og gi et bedre tilbud til de 5000 brukerne av deres tjenester. Det dreier seg om å automatisere regelstyrt, manuelt og ofte tungt arbeid. Arbeidet som folk helst ikke vil holde på med, men som er nødvendig. Fra Ren Røros er det Peter Lacken og Alexander Webb som har levert tjenestene.

– Vi har et svært godt samarbeid med Ren Røros Intelligent Automation (RRIA). De har en helt unik kompetanse innen området. De er kreative til å finne løsninger og er alltid tilgjengelig når vi trenger det, sier Darell.

Darell har et team der blant annet Bjørnar Stamnes Aftret og Kristin Anzjøn er med. Kristin jobber med arkivering, sammen med fire andre, på dokumentasjonssenteret i Stjørdal. Der måtte de tidligere avslutte alle saker manuelt, nå gjøres dette arbeidet sikrere og mer effektivt enn før.

– Roboten håndterte 750 oppgaver over helga, uten helgetillegg og overtid. Den jobben gjøres uten feil. Det gjør også at vi på arkivering kan gjøre andre oppgaver som gir et bedre tilbud.

Værnesregionen IT har i alt 25 ulike prosesser med bruk av roboter. Det gjelder alt fra journalføring til kvalitetssikring. Før kunne en person kanskje håndtere hundre poster på en dag, når kan roboten håndtere 2500. Innen ti av arbeidsprosessene de håndterer er det 5122 poster.

Et annet viktig område er det som gjøres ved det distriktsmedisinske senteret for regionen. Her skannes dokumenter som roboten legges på plass på riktig sted i journalene. Før ble dette gjort manuelt.

– På et slikt senter er det viktig at det ikke gjøres feil. Roboten gjør aldri feil, hvis vi følger reglene så gjør roboten det. Roboter er ingenting å frykte, det er tross alt bare avansert software. Med mer brukt av roboter frigjør vi folk fra jobber som ikke er så gøy, til oppgaver som gagner innbyggerne.

Hun viser til hvordan dette kan angå henne direkte. Med bruk av robot slipper hun å stå for arkivering av alle mulige dokumenter og korrespondanser selv. Det ordnes automatisk uten at hun trenger å bry seg om hvor og hvordan.

– Det frigjør jo arbeid for meg og alle saksbehandlere at de slipper å passe på at saker arkiveres på rett måte. Det frigjør arbeidstid til mer og bedre saksbehandling til glede for innbyggerne.

– Det viktigste er likevel ikke det vi sparer, det er også vanskelig å tallfeste. Det viktigste er at det er mindre feil, mindre «hassle». Når det vi leverer er nøyaktig er kundene mer tilfreds, det er det som er viktigst for oss.

Før ble det gjennomført manuell sjekk noen ganger i året mot Elma-registeret og Brønnøysund- registrene, samt når vi ble gjort oppmerksomme på avvik. Nå sjekker roboten Elma-registeret hver dag og Brønnøysund en gang i uka. Det tar noen minutter. Det arbeidet er utrolig viktig når Newsec Basale produserer 171.000 elektroniske faktura i året.

– For oss er det viktig at Johan leverer kvalitet, tar initiativ på våre vegne og er flink til å forklare hvordan et problem kan løses. Han har en egen evne til å være «på». Vi får svarene raskt, uansett når vi spør.

Robotisering er et satsingsområde i Newsec Basale. Målet er å effektivisere tunge og manuelle prosesser. Flere roboter sparer allerede medarbeidere i Newsec for ensformige og rutinemessige arbeidsoppgaver.

– De utfører oppgaver som er en tidstyv for våre folk. Vi samler inn og kvalitetssikrer data raskere, og kan bruke mer tid på foredling og rapportering av data. Dette er arbeid som gir merverdi for våre kunder, sier Trude Reppe.

For å lykkes med robotisert prosessautomasjon (RPA) er det viktig med en samarbeidspartner som både forstår virksomheten, tjenestene og bransjen.

– Samarbeidet med Newsec har vært veldig effektivt. Høy teknologisk kompetanse og god kunnskap om mulighetene i RPA-teknologi internt hos Newsec har gjort at vi har kommet raskt i gang med digitalisering av konkrete arbeidsprosesser, sier Johan Royson.

For hver robot Newsec setter i produksjon, kommer det nye ønsker om løsninger. For eksempel kan sensordata fra byggene robotiseres, og roboten kan opprette oppgaver for teknisk forvalter.

– Det er mange muligheter, men før vi setter i gang arbeidet med nye prosesser må vi alltid vurdere kost og nytte i det enkelte prosjektet, sier Reppe.