En digital robot ble løsningen da Ren Røros Strøm fikk tusen nye kunder i løpet av svært kort tid. En revolusjon i rask behandling, sier Olav Vehusheia i Ren Røros Strøm.
Tidligere i år fikk Ren Røros Strøm på kort tid rundt tusen nye kunder. Det skjedde etter at selskapet ga et nytt tilbud på fastpris i markedet. For et selskap med rundt 5500 kunder var det litt av en oppgave å få alle disse avtalene på plass. Løsningen ble å bruke en digital robot fra Ren Røros Intelligent Automation, et datterselskap i konsernet Ren Røros.
Daglig leder Olav Vehusheia i Ren Røros Strøm sier at det hadde de hadde store problemer med å få på plass registrering av nye kunder raskt og effektivt uten bruke av den digitale roboten.
– Så langt har vi hatt en manuell registrering av nye kunder og avtaler i vårt system. Det er mange opplysninger som skal på plass, om kunden, målepunktet og selve strømavtalen. Vi skal gjennomføre kredittsjekk og om kunden virkelig bor på den aktuelle adressen. Nå gjøres det i løpet av kort tid med den digitale roboten. Det er på mange måter en revolusjon for oss.
Førti klikk per kunde
Det er omfattende arbeid å få nye kunder inn i systemet hos en strømleverandør. Til nå er det brukt rundt 40 manuelle tastetrykk før alt er på plass. Ren Røros Strøm har som andre strømselskaper bestillingskjema på nettside, men likevel må alle fakta sjekkes.
Det skal også sendes melding til ELHUB, som er den sentrale databasen for målepunkt i Norge. Når ELHUB har godkjent leveransen, får kunden velkomstmelding på epost – før det registreres riktig tariff og periode på kunden.
– Før gjorde vi dette manuelt for hver kunde, nå er det den digitale roboten (RPA) som gjør jobben. I tillegg så gjør roboten oppgaven både raskt og nøyaktig, vi kan ikke konkurrere med det manuelt. Det gjør at vi slipper rutineoppgaver og kan frigjøre våre ressurser til annet arbeid.
Flott datter
Olav Vehusheia legger ikke skjul på at kundestrømmen på kort tid kunne blitt vanskelig å håndtere godt nok. Han er derfor glad for at strømselskapet raskt utfordret Ren Røros Intelligent Automation til å finne en løsning.
– Det er ekstra artig at testen ble vellykket gjennomført av vårt datterselskap. RRIA satte opp løsningen kjapt og greit og det fungere veldig bra. Registrering av kunder er bare en prosess vi har sett på. Vi ser for oss at det er flere prosesser som er aktuelle å robotisere. Det kan være alt fra vask av kundedata til rapportering og overvåkning av priser.
Rakt og ryddig
I Ren Røros Intelligent Automation var det Oscar Kalia og Johan Royson som løste oppgaven.
– Å gjøre alt dette repetitive, ensformige arbeidet for omtrent tusen kunder på kort tid er en optimal sak for en robot, og derfor ble RRIA kontaktet, sier Oscar Kalia
– Vi liker slike utfordringer, og det var ekstra gøy at vi kunne levere så raskt til vårt eget strømselskap. Det viser vel at det er mye som kan løses på tvers i et konsern som Ren Røros.
RRIA delte arbeidet opp i fem delprosesser: Kredittvurdering, kontraktimport, sende velkomstmelding, ferdigstill produktbestilling og endre tariffavtale. De to første delprosessene måtte gjøres raskt. En tok seg av å kredittvurderte alle samme dag, den andre fikk importert kontrakt for alle dagen etter. Det øvrige ble løst etter hvert.
– Vi gjorde dette så raskt og ryddig som mulig, og vi synes selv det gikk bra. Det samme synes Ren Røros Strøm som kunde, sier Oscar Kalia i Ren Røros Intelligent Automation.
Robot: Å gjøre repetitive, ensformige arbeid på kort tid er en optimal sak for en robot, og derfor ble RRIA kontaktet, sier Oscar Kalia. Foto: Ren Røros.
Her er oppdragslisten som roboten skulle ordne opp i.
- Kredittvurdering.
- Sett ny startdato og importere kontrakt dersom kunden ikke har «høy risiko» på kredittvurderingen.
- Utsending av velkomstmelding dersom Elhub godkjenner avtalen.
- Ferdigstilling av eksisterende fastprisavtale.
- Endring av fast- og variabel prisavtale.
- Bruddgebyr og ny dato for tariff satt.